Privat tilbudsindhentning
Få hjælp til privat tilbudsindhentning
Faste & klare serviceydelseskontrakter
Som en privat virksomhed er der mange fordele og gode muligheder for effektivisering forbundet med at indhente tilbud på serviceydelser. Vi assisterer en bred vifte af private virksomheder med forskellige størrelser med at organisere deres serviceaftaler. Selvom virksomheder har mulighed for at indgå direkte aftaler med serviceleverandører, er der betydelige fordele ved at gennemføre en proces for privat tilbudsindhentning.
Privat tilbudsindhentning er med til at sikre skarp konkurrence om den ønskede ydelse. Uanset om det drejer sig om rengøring, vinduespolering, kantinedrift, full facility-opgaver eller noget helt andet, kan der være gode grunde til at udbyde jeres opgave i stedet for at etablere direkte samarbejde med en enkelt leverandør.
Du kan læse meget mere om de forskellige ydelser, vi kan hjælpe med, her.
De bedste rammer for et godt partnerskab
Ved at vælge os som rådgiver til at gennemføre en privat tilbudsindhentning hjælper vi jer med at definere klare kravspecifikationer og kontraktuelle rammer. Derved skaber I og jeres kommende leverandør de mest optimale betingelser for et vellykket samarbejde. Sammen med jer kan vi tilpasse tilbudsmaterialet, så I opnår det præcise kvalitetsniveau, der passer til den konkrete ydelse.
Vi kan derfor give jer de rette kvalitative rammer for den ydelse, I ønsker at indgå aftale om, og samtidig opnå en konkurrencedygtig pris for den udbudte ydelse. Dette opnår vi ved at definere rammerne så præcist som muligt, hvilket gør det muligt for de inviterede leverandører, der byder på jeres opgave, at levere den skarpeste pris for netop det kvalitetsniveau og de opgaver, I ønsker løst.
En typisk privat tilbudsindhentning indebærer følgende trin
⒈ Behovsafdækning
Vi udarbejder en klar tids- og handlingsplan for hele procesforløbet. Samtidig afdækker vi jeres servicebehov og besigtiger fysisk alle jeres bygninger. Baseret på denne viden giver vi vores anbefalinger til, hvordan I opnår et tilfredsstillende serviceniveau i forhold til jeres økonomi og kvalitative krav. Som organisation begår man nemt den fejl at fortsætte med at købe de serviceydelser, man plejer, i den mængde, man er vant til, selvom det ikke nødvendigvis afspejler organisationens reelle behov. Derfor udfordrer vi jer, så vi kan finde den rigtige serviceløsning til jeres behov.
⒉ Klare & skræddersyede kravspecifikationer
Når jeres behov er afdækket, udarbejder vi tilbudsmaterialet. Dette vil indeholde en detaljeret kravspecifikation med eventuelle nødvendige bilag, såsom tegningsmateriale, faglige definitioner osv. En god serviceaftale skal indeholde en præcis beskrivelse af opgaven, så der ikke kan opstå tvivl om, hvad aftalen indebærer, og så serviceleverandøren ikke kan finde smuthuller i kontrakten. Det er samtidig afgørende, at kontrakten dækker jer godt ind juridisk, så I står stærkt ved eventuelle tvister. Vi besidder både den tekniske viden om serviceydelserne og den juridiske ekspertise, der kræves for at udarbejde en klar og tydelig serviceaftale. Vi klarer derfor også udarbejdelsen af jeres kontrakt og tilbudsbetingelser for processen.
⒊ Dialog med leverandører
I samarbejde med jer afdækker vi det ideelle felt af leverandører og rådgiver jer om branchen. Derefter inviterer vi leverandørerne til at deltage i processen via vores udbudsværktøj, hvilket sætter tilbudsprocessen i gang. Vi tager os af hele dialogen med tilbudsgiverne og sørger for at sende dem alle relevante oplysninger, f.eks. tilbudsmateriale, bygningstegninger og diverse bilag. Hvis leverandørerne har praktiske eller kontraktmæssige spørgsmål eller kommentarer til tilbudsmaterialet, sørger vi også for at besvare disse.
⒋ Bedste-bud & evalueringsanalyse
Når tilbuddene er indhentet, præsenterer vi dem for jer i et overskueligt skema og vurderer, hvilken leverandør der har givet det bedste tilbud til jer. Vurderingen udarbejdes som en 100% objektiv vurdering af både konkrete faktorer (f.eks. pris og estimeret tidsforbrug) og mere subjektive parametre (f.eks. leverandørens kvalitative beskrivelse af, hvordan de vil løse opgaverne). Vi vurderer med andre ord ikke blot ud fra pris, men også ud fra den servicekvalitet, som leverandøren tilbyder. Vores markedskendskab gør, at vi kan sammenligne leverandørernes tilbud og rådgive jer om fordele og ulemper ved hvert enkelt tilbud.
⒌ Forhandling & saglig redegørelse
Når de bedste tilbud er udvalgt i fællesskab med jer, bistår vi jer med de afsluttende forhandlinger og med at få den endelige kontrakt underskrevet og på plads. Hvis I er interesserede i at høre mere om processen om privat tilbudsindhentning og den rådgivning, vi kan tilbyde jer, er I meget velkomne til at kontakte os!
Få den service, I betaler for
Når I har gennemført en privat tilbudsindhentning og indgået kontrakt med jeres nye leverandør, bliver kvaliteten af den aftalte serviceydelse virkelig sat på prøve. Gennem vores koncept, ServiceTjek, foretager vi løbende inspektion af de relevante lokationer i jeres organisation og sikrer, at der altid er fuld overensstemmelse mellem pris og kvalitet i serviceydelserne.
Under kontraktperioden kan der også opstå udfordringer, problemstillinger og tvister, eller der kan opstå uenigheder om leverancer. I disse tilfælde er vi klar til at håndhæve kontrakterne på jeres vegne og levere skarp juridisk kontraktstyring, der støtter jer i dialogen med jeres leverandør.
1 times GRATIS rådgivning
Du kan booke et gratis og uforpligtende møde, hvor vi sammen kan finde den bedste løsning for dig og din virksomhed eller organisation.